Тенденцией последнего времени стал перевод документов в электронный формат. Это позволяет многократно сократить время и усилия, которые обычно тратятся на поиск нужных бумаг.
Электронный архив позволяет работать с документацией, не используя бумажные документы, организовать хранение в электронном виде всей документации и быстро находить документы, необходимые для работы. Посредством веб-интерфейса сотрудники организации получают электронные копии необходимых документов, что способствует повышению качества и оперативности выполнения сотрудниками своих непосредственных обязанностей.
Сотрудникам ГК «ИТБ» была поручена задача по разработке и внедрению подсистемы «Электронный архив документов» для крупнейшего государственного предприятия города Санкт-Петербург ГУП «Горэлектротранс», эксклюзивный городской перевозчик наземным электрическим транспортом.
Работу предприятия ежедневно обеспечивают более 11 тысяч сотрудников. В структуре ГЭТ насчитывается 21 подразделение (в том числе ОСП).
Разработанная система состоит из следующих компонентов:
- База данных.
- Сервер приложений с возможностью интеграции с другими системами.
- Веб-интерфейс пользователя.
- Подсистема загрузки документов.
- Подсистема администрирования.
- Подсистема массовой выгрузки документов.
- Станция сканирования.
- Станция верификации.
Как итог, система может обеспечить возможность работы в Системе в целом не менее 2000 пользователей и одновременно – 200 пользователей. Обеспечивает оперативный доступ сотрудников всех подразделений ГУП ТЭК к необходимым документам в соответствии со служебными обязанностями. Так как предприятие очень больше и хранится огромное количество документов, доступ в Систему осуществляется из 1С, не мешая и не загружая работу самой системы.
Тезисы внедрения:
-
Более 141 тыс. электронных образов документов
-
Более 180 Гб данных
